凡是在酒店里头掌管过财务工作的人员, 心中都非常清楚: 那些通过 OTA 平台获得的返佣款项, 还有前台直接收取的现金结算款项, 以及加盟商应该付的货款和押金需要退回来的情况, 这几样不同的费用要走好几个不同的银行账户, 到了月底进行账目核对的时候, 确实能把人的脑子绕得晕头转向。
酒店分账这个事儿, 它的关键核心并不在于如何去把收到的一笔笔钱给收纳进来, 而是当这些钱全部到达了账户之中以后, 该如何做到既符合法律规定又能够自动运行, 去把相应的金额分配给那些真正应当拿到回报的相关人员。
酒店分账怎么分
一笔房费的收入进来以后, 可能需要被拆解成四五份不同的部分, 这其中包括了平台抽取的佣金、酒店的营业收入、互联网预订技术服务商也就是OTA所收取的服务费、会员积分所产生的成本以及加盟者的分成利润等等。
因为涉及的层级变得非常多, 如果采用手工制作表格的方式进行操作, 就非常容易发生遗漏现象, 对于那些拥有五家门店的小规模集团来说, 光是完成对账这项工作, 就需要安排两到三个人在整个月的时间里持续投入精力才能完成。
在规则层面的建议是, 采用“渠道”乘以“门店”再乘以“人员”的这三维架构来搭建系统。支持延迟分账和退款自动回退。等到客人退房七天之后进行确认, 如果没有发生纠纷的情况, 然后再去触发打款的流程。这种操作方式能够堵住在争议期间的资金敞口问题。
酒店分账选什么系统
绝对不应该把聚合支付当成是用来处理分账事宜的功能。通常情况下, 聚合支付主要管理的是资金收取这一个环节, 而分账任务则是由另一个独立的模块来处理。
在面对包含多个层级和多个主体的复杂业务场景时, 如果还存在必须出具独立财务报表的硬性需求, 你就应该去选择那些配备了专门进行资金隔离账户功能的完整体系架构, 切勿仅仅通过在页面上增加挂载更多的收款二维码来解决实际存在的管理难题。
选型的时候要死死盯住三个关键点, 看看这个系统能不能和PMS系统进行对接, 同时也看能不能接入OTA后台的数据。还要看里面的业务规则是不是可以进行可视化调整。另外, 结算的周期是否支持自定义设置也是考察的重点。
像锐融天下分账云这款产品, 已经在连锁酒店、公寓集团以及OTA平台这些地方有了实际落地的案例。支付、分账、结算、对账一体化的流程都已经打通了。这样做的话, 就可以省掉去拼接中间三四个系统的麻烦和潜在风险。
随着分账规则得以顺畅运行，财务人员终于能够完全从对账这一繁杂事务中解脱出来, 从而转而将工作重心投入到监控企业现金流动情况以及分析盈利比率上面去。
