下午五点半, 财务部的小王, 眼睛盯着后台的订单数据, 手边放着三家外卖平台的对账单, 桌上还摆着一堆微信转账截图。今天是周五, 要是不把上周的分账款算出来, 门店老板们就会打电话来催。她默默翻开Excel, 开始一笔一笔地核对, 这是她在成都某连锁餐饮品牌做工的第三年, 每个月起码有10个晚上都要如此加班。
传统分账模式与智能分账模式的效率对比，差距巨大：
| 对比维度 | 传统模式 | 智能分账模式 |
|---|---|---|
| 单日分账耗时 | 5小时 | 10分钟 |
| 差错率 | 5% | 0.01% |
| 人力投入 | 2-3人专职 | 系统自动完成 |
| 分账周期 | T+3到T+7 | 实时到账 |
| 对账方式 | 人工逐笔核销 | 全自动对账 |
智能分账体系的搭建分为五个关键步骤。
初始步骤为全渠道数据接入, 美团, 亦或是饿了么, 包括抖音团购, 还有微信小程序以及POS系统, 统统接入锐融天下分账云平台, 所有订单于一个后台进行集中管理, 从而告别多平台切换。
第二步是进行分账规则配置, 依据品牌的分成比例, 像加盟商获取70%, 总部得到20%, 配送平台占有10%, 于系统当中设置好规则模板, 当一笔订单到账之后自动触发分账指令。
流程之中的第三步, 乃是针对账户体系展开搭建工作, 要给每一家门店, 以及每一位加盟商, 还有每一个配送员, 分别开通专属性质的电子账户, 使得资金流与信息流二者能够保持同步状态, 进而让所有参与其中的人员, 都能够在实时的情况之下查看自身的待结算金额。
第四步骤是所谓的自动化对账, 系统在每日之时会自动去拉取各个渠道的交易数据, 接着且与银行流水展开比对，一旦出现异常数据便会自动将其标红, 进而提示财务方面介入。
执行的第五个步骤是实时进行账款结算, 在账目分隔完成之后, 资金会以秒级的速度到达各个参与方的账户, 不再依靠人工去发起转账操作。
这家连锁火锅品牌的这套体系, 是我们去年协助落地的。在接入之前, 总部财务每月需对1200多笔分账加以处理, 差错率曾一度高达5%。接入之后, 分账时间从5小时缩短至10分钟, 差错率降低到0.01%, 财务人员从3人减少为1人, 此人仅负责异常订单处理。
关于避坑的建议, 第一条是, 不要在同一时间将全部门店的规则都完成配置。要先挑选两家门店来进行试点操作, 待流程运行顺畅之后再进行复制。第二条是, 要提前与银行确认结算账户的开通时间, 因为这个环节很容易出现阻碍。第三条是, 一定要让加盟商以及区域经理参与到规则配置的讨论当中, 以此避免上线之后出现互相推诿的情况。
对于落地路线图以及时间预估而言, 首先是第一周要达成全渠道数据接入, 接着第二周需配置分账规则并且搭建账户体系, 然后第三周开展自动化对账调试, 随后第四周试点门店上线, 最后第五周全量切换。整个流程大约历经5周即可大功告成从零到一的智能分账体系搭建。
