周五的晚上, 当时间来到十点时, 我依旧待在办公室, 为着三份对账单而苦恼。存在直营店涉及的支付宝流水情况, 还有加盟店的银联收款状况, 以及外卖平台扣点之后的净额信息, 这三家的数据无法达成一致。在此期间, 财务小张已然连续加完三天班了。这实际是这样一个夜晚, 那是我于某连锁快餐企业担任财务总监时, 有着的最为真切的时刻描绘——在传统分账模式的情形之下, 资金于多个账户之间从事流转活动, 财务人员仿若侦探一般地进行逐笔核对操作, 到了月底结账时宛如打仗一般紧张。
传统模式跟智能分账的核心差别显著, 传统模式依靠人工导出报表, 借助Excel来比对, 对100家门店进行分账时, 耗时达到5小时, 误差率竟高达5%, 每月还需投入3个全职财务人员。智能分账模式当中, 系统会自动抓取全渠道数据, 分账规则提前预设后能一键执行, 100家门店分账只需10分钟, 误差率降低到0.01%, 财务人员只需对异常情况加以监控。
智能分账体系搭建有五个步骤 , 第一步是全渠道数据接入 , 将微信支付 、支付宝 、银联 、美团 、饿了么等全部收款通道统一接入分账平台 , 此步骤耗时最长 , 却是最为基础关键的 , 第二步是分账规则配置 , 依据直营与加盟模式的差异 , 设定平台服务费 、品牌管理费 、门店收入的分成比例 , 第三步是账户体系搭建 , 给予每个门店开设虚拟子账户 , 使资金能够归集到总部主账户 , 达成资金流与信息流的同步。第四步为自动化对账的操作, 系统会在每日自动去比对订单数据以及银行流水情况, 对于异常交易, 则能做到实时预警。第五步是实时结算的作业, 于分账完成之后, 资金会自动划转至各自门店的账户, 并不需要经过人工的干预。
极具说服力的是真实案例, 去年我主导上线某火锅连锁品牌分账系统, 而此品牌存在着80家直营店以及40家加盟店, 在接入该系统之前, 每月进行分账的时候, 需要财务团队里的4人耗费6天的时间, 所产生的分账差错率为3.5%, 并且加盟商因结算延迟的缘故投诉极为频繁, 上线该系统之后, 分账时间缩短到了15分钟, 差错率降低至0.02%, 财务团队也缩减到了1人, 加盟商满意度提升了80%, 还有另一个案例是某烘焙连锁在接入之前由于进行人工分账致使每月出现约2万元的损失, 系统上线半年之后挽回了损失12万元。
在企业系统上线进程里, 容易踩到的坑存在三个方面。其一, 数据清洗情况并不彻底, 其中POS机数据以及支付渠道数据的字段呈现出不统一的状况, 进而致使对账遭遇失败。建议于上线之前先行开展为期一个月的数据摸底工作, 将所有异常字段进行标记并统一予以处理。其二, 分账规则太过复杂, 把促销活动、优惠券分摊以及满减规则等内容都纳入到系统之中, 致使规则配置的时长达到半年都无法调整完毕。建议先搞定核心规则, 对于非标业务后续逐步予以优化。其三, 忽视了银行接口的适配性存在问题, 部分银行系统接口较为老旧, 数据传输的稳定性欠佳。倡导挑选能够提供对主流银行接口予以支持服务的分账服务提供商, 然后预留出达长达两周时间用于联合调试测试。
以下是落地路线的相关规划内容表述具体呈现为: 于第一周之际, 要付诸切实行动达成需求调研以及数据清洗这两项任务, 在第二周直至第三周这个时间段内，需完成系统对接和规则配置这一系列工作, 进入第四周时, 要着手开展系统测试以及员工培训这两项事务, 到了第五周阶段, 便要正式启动上线与之并行运行。整体所历经的周期大概为35天, 其中处于测试阶段的这一周是最为关键重要一环, 务必要预留出充裕充足的时间用以处理兼容性方面呈现出的各类问题。
智能分账并非是那种起到锦上添花作用的事物, 而是属于连锁企业规模化扩张进程当中的基础设施, 从月结转变为秒结, 所降低的不光是时间方面的成本, 更是企业所面临的管理风险, 要是你的企业正遭遇着分账方面的痛点, 不妨从进行数据摸底着手, 迈出第一步。