夜里十一点, 财务主管传过来一张截图, 其上呈现的是三个支付平台以及四家门店且还有五种促销活动的资金流水情况, 总数存在两千三百块的差额。我对着屏幕凝视了十分钟, 无奈认可了, 这笔账目, 只能依靠手工来平账了。这是我所服务的首个连锁餐饮客户, 月流水金额不足三百万, 账目已经核对了一整天。
在连锁餐饮行业里, 这样那种的场景实在是太过常见了。处于传统分账模式的状况下，财务人员每个月都得耗费差不多一周的时间去核对各个方面的数据, 报表呈现出杂乱无章的样子, 差错率一直居高不下。我们来瞧一瞧一组对比:
| 对比维度 | 传统手工分账 | 智能分账系统 |
|---|---|---|
| 单日对账耗时 | 3-5小时 | 10-15分钟 |
| 差错率 | 3%-5% | 0.01%以下 |
| 人力投入 | 全职2-3人 | 兼职1人巡检 |
| 结算时效 | T+3以上 | T+0实时 |
数字不会说谎, 有不少老板向我询问的最先一个问题并非“可不可以省钱”, 却是“怎样实现落地”, 接下来我会将实践操作方法分解成四个步骤来讲述。
第一步 全渠道数据接入
别急着妄图一下子就达成目标, 先着手处理好呈现在线下的微信支付、支付宝以及银联相关事宜, 接着将诸如美团、饿了么这类外卖平台接入进来。最为关键的要点在于, 务必要使数据格式保持统一 , 不然后续所有的规则都会全然失效。我曾见识过极为糟糕凄惨的实例 , 有客户接入了六个渠道 , 然而每个渠道所生成的订单号长度均不相同 , 最终运行核对账目脚本时, 呈现出来的全是错乱无序的代码形式。
第二步 分账规则配置
这可是最为费脑筋、极考验脑力的环节。连锁餐饮的分账维度繁杂得很呢: 堂食部分与外卖一块得区分开来, 加盟形式和直营形式同样得区分开来, 团购以及会员价同样是得区分开来的。我的建议是先着手从“渠道并门店”这个二维的排列组合形式开启配置操作, 运行顺畅了之后再增添促销活动、优惠券这类可变因素。有个客户依照这三个层次配置了一百二十条规则, 上线的第一天就出现故障了——太过细致导致反而没法实行下去了。
第三步 账户体系与自动化对账
对每一个门店开设虚拟账户, 资金不是进入企业主账户, 而是依照规则直接分到相应账户。在此环节里最容易被忽视的是“溢短款”的处理, 支付平台手续费的波动、退款延迟, 都会致使产生几分钱的差异。系统需要能够自动进行标注, 财务每天花费五分钟予以确认即可。
第四步 实时结算跑通
有一家从事火锅生意的客户, 在全国范围内拥有六十家直营店铺, 以往每月的十五号, 财务人员还在忙于追讨上个月的数据。自从使用了系统之后, 每天晚上十一点的时候, 系统会自动跑去生成结算报表, 到了次日早上八点, 各个店长的手机里面就已经能够看到前一天的营收明细情况。分账所需要的时间从五个小时缩短为十二分钟, 出问题的比率从百分之五下降到几乎已经是零。
落地容易踩的三个坑
首先是“规则完美主义”构成的第一个坑, 千万别从一开始就妄图将所有场景都予以覆盖, 先要做到跑通百分之八十份额的常规交易, 剩余的百分之二十则通过手工方式进行补全。属于是“忽略支付渠道差异”的第二个坑, 微信与支付宝二者的退款机制不尽相同, 分账规则必须要独立设置, 不然一旦退了款便会出现账目对不上的情况。还有“不给运营缓冲期”这第三个坑, 起码得留出两周时长, 以便让门店和财务同时去运行新旧两套流程, 并且对比相关数据, 如此心里才会有确切的底儿。
落地路线图
第一周：梳理现有支付渠道和分账规则，确定数据源
第二周：部署分账系统基础版，接通主要渠道
第三周：配置核心规则，跑通自动化对账
第四周：并行试运行，收集异常，优化规则
第五周：切换正式上线，财务团队进入巡检模式
从无到实现运转, 速度快的中型连锁在六周的时间里便能达成, 速度慢的话两个月也就可以做到。重点在于不存在贪图规模大且追求完备, 不存在想着一下子就达到完善状态。首先将“能够对应的账目”这件事情实现自动化, 后续的事情便都容易处理了。
